防控公司法律风险首先从印章管理开始

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　　随着集团跨地区、跨国经营规模的迅速扩大，集团印章管理中的法律风险显得尤为突出。众所周知，因印章管理不善给公司带来诉讼和损失的事件屡屡发生、层出不穷。这种现象的发生的原因，归根到底是公司的法律风险管控做的不好。事实上，公司内部控制和风险管理的一个很重要的方面就是印章管理。印章管理的好坏，直接体现了一个公司风险管控的水平，公司法律风险管控首先应首先从印章管理开始。

　　一、对于在印章使用过程中的法律风险，归纳总结，主要存在以下几种情况：

　　一是表见代理风险。主要指开具盖有公章或合同章的空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险。我国《合同法》第49条有明确规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”可见，印章管理人须时刻警醒，稍有不慎，就可能带来严重后果。

　　二是由“关系章”、“人情章”带来的风险。从实际发生的众多印章纠纷来看，相当一部分法律风险是由于印章管理人员缺乏原则性、纪律性，违反印章管理制度，服从或威慑于领导的授意安排所造成。这种主观性很强的违规有上升之势，造成的风险不可小觑。

　　三是保管、交接过程中产生的风险。印章外借、随意摆放、交接不清等违规操作都是风险隐患，都有可能给伺机作案人员以可乘之机。

　　四是操作中的疏漏、不认真。如合同协议等重要法律文件漏盖骑缝章，有可能导致合同内容被更改，从而导致法律风险。

　　二、结合在全集团进行的印章管理情况的调查，分析一下印章管理中存在的主要问题

　　印章是公司生产经营的重要凭证，在法律上意味着公司的承诺、认可和证明。一般来说，公司印章分为以下几类：一是公司和下属分公司的行政印章、合同专用章以及财务专用章;二是公司机关部门印章;三是公司党务、工会、团委及协会印章;四是项目部印章;五是公司法定代表人、负责人的个人名章。上述不同类别的印章在公司的内部效力虽然不同，对外效力却有一定的相似之处，用印后公司都要承担相应的法律后果，都会给公司利益带来不同程度的影响。

　　主要存在以下问题：

　　1、公司虽然制定了《用印管理规定》，但在印章刻制、作废、启用方面没有严格执行。只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。

　　2、印章刻制不在公安部门指定的单位进行，不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

　　3、印章管理人员缺乏风险防范意识，对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印;有的印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章;在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

　　4、有的公司没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险。

　　5、个别公司印章保管制度不健全，未设专人保管，印章丢失或被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险;有的公司合同章、行政章由刚刚入职几天的员工保管，该员工既不知道保管印章要办理交接手续，也没有受过培训，稀里糊涂的就成为印章保管人了。

　　6、项目部印章，我们可能还没有意识到项目部印章对公司的重要性，项目部印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目部印章管理的空白，给公司带来较大的法律风险。

　　7、个别公司在下属单位、部门被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。

　　8、有的公司印章繁多，管理印章的人员众多，无形中增加了风险;(烟台万华聚氨酯股份有限公司改名万华化学集团股份有限公司之后，更换大批印章，该批印章是怎么处理的?是否履行手续?其投资的下属公司如：万华化学(北京)公司、宁波万华2013年刻制不少的印章，是否履行作废、启用手续

　　9、没有做到各种印章的归口管理，职责不清，有的公司合同章分散保管在财务人员手里;　　

　　10、同一种印章刻制两枚以上，但没有编号。

　　11、没有与保管人签订责任书;印章在那个时间段由谁保管，出现问题的时候根本无法查证;也没有建立连续的交接记录。

　　三、应对印章管理法律风险的措施要解决公司印章管理中存在的问题，防范可能带来的法律风险，公司应当采取以下措施：

　　1、公司要制定程序严密的印章管理规定，印章必须由公司统一刻制，指定印章归口管理部门，明确公司各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

　　2、与印章保管人签订责任书;现实中，很多公司都是将印章交给自己信任的人员保管，但却没有与保管人员签订责任书，明确职责，这就导致保管人员对自己的责任认识不清。建议公司根据劳动法律法规的规定，一方面制定印章保管制度，明确规定印章管理人在上岗前要经过培训，未经培训及试用期职工不得保管印章;将印章保管职责写进公司规章制度里。另一方面与保管人员签订责任书，明确其职责。

　　现实中还有另外一个现象，就是印章保管人员利用保管印章的便利，在从公司离职时，制作一些所谓的证据，以证明公司应当支付给个人一些费用，并在上面加盖印章。因此，公司的规章制度里，必须明确规定，凡是涉及到印章保管人员的材料，必须即有公司印章，又有公司负责人的签字，单独加盖印章无效。

　　当然，公司的规章制度还要满足劳动合同法规定的内容合法、民主程序制定、公示的三个条件。

　　3、建立印章使用审批登记制度，建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。

　　由于印章的重要性，公司员工因工作需要使用印章时，必须提前审批，并在使用时做好登记，只有这样，公司才能有效控制印章使用带来的风险。在出现问题后，根据印章使用登记，才能找到原因所在，找到责任人。

　　申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和公司领导批准;采用OA办公系统的，履行OA审批流程;以上流程经公司领导批准后，公司文书人员对用印文件要认真审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印并填写印章使用台账。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

　　4、印章保管人员必须加强对印章的保管，未经公司主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明，不得私刻印章顶替。

　　5、公司应加强对项目部印章、部门印章、分公司印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章、分公司印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将使用权限通知公司客户等利益相关方。项目部和公司的部门、分公司要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项目部印章。

　　6、公司新注册设立的子公司在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。公司临时刻制印章，包括项目部印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。

　　7、公司所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴公司印章管理部门。公司印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

　　8、公司在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，公司印章管理部门要及时将有关情况通报法律部门，由法律部门按法律规定解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任;其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户;再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同。

　　9、因为合同双方的签字盖章大多不可能同时进行，为防范风险，尽可能让对方先签字、盖章;重大合同要求对方法定代表人或者负责人或委托代理人签字。

　　10、多页合同等文件为防止相对方将其中部分内容更改，引发纠纷，要求加盖骑缝章;正文结束时紧接下一行“以下无正文”或“以下为签字、盖章处”，并且正文与落款间的距离不能太大;原则上不允许存在单独的签字页

　　11、控制刻制印章的数量，源头上消除法律隐患。由于公司分支机构较多，总计印章也有较多，管理的难度大，法律风险大。对没有必要刻制的印章以及没有必要刻章的二级、三级部门，就不要刻制印章，从严控制刻制印章的数量，源头上消除法律隐患。

　　12、带有经济权利、义务性质的公章使用须有征得法务部同意;

　　13、不要在空白文件上加盖印章很多公司为了业务的方便，习惯于在一些空白合同、授权委托书上加盖印章，然后交给对方或业务员，这种方式在现实中存在极大的风险。

　　在空白合同上加盖公章、合同章，等于将合同条款确定的权利完全交给了对方，一旦被对方恶意利用，遭受的损失将会十分巨大。空白授权委托书也是一样，一旦丢失或被他人恶意利用，都会给公司造成巨大损失。一般情况下，授权委托书需要明确授权权限、授权期限、被授权人等信息，只有这样，才不致于出现风险。

　　14、特别值得一提的是：公章与营业执照不能同由一人保管

　　15、盖章的材料能收回的要及时收回。

　　16、最后，公司必须定期检查印章使用情况。公司印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、审计等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施，严肃责任追究制度，对擅自刻制、使用公章的，及时移交司法机关追究刑事责任。

　　归纳一下，印章管理就是要做到“书面化、流程化、执行化”。众所周知，打官司，其实就是打证据，证据就是做过的事情留下来的痕迹，做事情留下痕迹的最好途径就是书面化。同时建立印章管理使用流程化的管理制度。但是再好的书面文件、设计再严格的流程，都需要人的执行，在印章的执行化上，尽量选择人品可靠又有法律素养的人保管印章。法律风险实际上就是人的风险，因此应选择人品可靠、责任心强的人员管理印章。盖章的操作流程和盖章的文件，是否有法律风险，有法律素养的人，能较敏感准确的判断，保管印章的人具有法律意识，也是印章风险管控的要求。

　　四、前面讲的是防范公司自身印章风险，那么怎样防范合同对方(贸易伙伴)的欺诈风险呢?简单地说如果对方用假章我们怎么防范?

　　印章在我国的经济活动中被普遍使用、亦被广泛接受。从普通百姓、经营单位，乃至国家机关，无不“认章不认人”。而在大多数经济发达国家，恰恰相反，往往只认签字不认章。这除了与一国的法律有关外，主要还是取决于经济传统与习惯。

　　虽然我们国家对企业印章的管理出台了多项法律法规，(如《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》、《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第二十二条和《公司登记管理条例》第十六条、第二十一条的有关规定)但就目前而言，我们没有特别有效的办法识别相关企业印章的有效性。有些企业备案一枚印章，另外再私自刻制一枚，在他们自己需要时，他们可以加盖那枚真的印章;但在逃避责任时，你合同上加盖的印章就成了虚假的、无效的了。为确保交易安全，建议在与贸易伙伴签署合同等法律文书时，可采用以下几种签署方式：

　　——法人代表签字。法人代表是企业的法定代表人。企业营业执照上记载的法人代表的签字(无须另行盖章)对该企业具有法定约束力(如对营业执照的真伪有疑问，可向相关工商部门查询)。

　　——法人代表签字加企业印章。法人代表签字本身就独立地具有法律约束力，这种签署方法可以有效地证明企业印章的真实与有效性。在后续的贸易中即使欠缺法人代表签字，该印章的效力仍然不容质疑。

　　——企业高级管理人员签字加企业印章。所谓高管，依据《公司法》是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。当然，前述人员的签署行为应当与其职权相适应。

　　——经授权的人签字加企业印章。这里是否经过有效授权是关键。如无法识别的，可要求企业按照上述三种签署方式之一出具《确认书》或《授权委托书》。

　　目前经济社会的诚信状况下，只有“人”、“章”结合才能保证签署行为的有效性，才能确保印章的效力。道理很简单，因为人的签字具有唯一性、不可复制性，而印章不具备这种属性。当然这里的“人”只能是特定的人。　　

　　总之，随着集团的不断发展，印章管理的难度不断加大，法律风险防范的责任更加重大。因此，各公司必须将印章管理作为法律风险防控的重要内容加以谋划，以印章管理制度为基础，以印章管理业务流程为主线，以印章管理岗位法律风险承诺书为抓手，形成印章管理法律风险防控体系。

　　作者：赵仁明，来源：东恒律师